DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

DOCUMENTOS MERCANTILES USADOS EN LA PRACTICA DE LA CONTABILIDAD

LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectúe el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.
A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

EL PAGARE

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rubricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
No pueden ser girado a la vista sino:
A días o meses fecha.
A fecha fija.
Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:
Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.
Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

EL CHEQUE

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuenta correntista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERÍSTICAS DEL CHEQUE

El cheque tiene las siguientes características:

El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.
El cheque se puede girar por dos modalidades:

Al portador.
Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.

EL RECIBO

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entre las más importantes tenemos los recibos de:

Recibo de Caja de Ingreso.
Recibo de Caja de Egreso.
Recibo de Alquiler.
Recibo de Depósito en cuenta corriente.
Recibo de Depósitos en garantía.
Recibo de Depósitos en custodia.
Recibo de Depósito a plazo fijo.
Recibo de Depósito judicial. 

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

RECIBO DE ALQUILER

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.

El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

RECIBO DE DEPÓSITOS EN GARANTÍA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

LA FACTURA

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.
Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.
Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar. 

NOTA DE CRÉDITO

La Nota de Crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.

GUÍA DE REMISIÓN

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurídica, el que envía el bien.
El documento se debe emitir un original y 3 copias.
El transportista está en la obligación de conservar una copia para SUNAT y para mantener una copia en archivo.

EL VALE

Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.

NOTA DE PEDIDO

Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.

Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio.

Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa proveedora y las copias se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.